Comment implémenter un logiciel de nouvelle construction

La tâche est d'identifier et de mettre en œuvre un ensemble de construction de nouveaux logiciels n'est pas une chose facile à faire. Pour réussir, vous devez avoir une compréhension complète de vos objectifs d'affaires et comment le logiciel s'intègre à ces objectifs afin que vous puissiez élaborer un plan pour atteindre ces objectifs.

Le but de cet article est de discuter de plusieurs éléments qui sont d'une importance capitale à obtenir de nouveaux logiciels installés et mis en œuvre de la manière la plus rapide et la plus efficace possible. En suivant les conseils donnés ici et élaborer un plan stratégique avant de faire le passage à un nouveau logiciel, vous aurez un «plan de mise en œuvre" qui vous donnera le contrôle sur l'ensemble du processus.

Conversion de données

Lorsque vous installez un nouveau logiciel, il y aura inévitablement un moment où vous aurez besoin pour obtenir toutes les données de votre ancien système et le mettre sur le nouveau système. Il existe essentiellement deux options pour cette conversion des données: conversion manuelle et conversions électroniques. Finalement, le choix que vous ferez dépendra des services que votre fournisseur vous propose et combien de vos anciennes données que vous souhaitez transférer vers le système logiciel de construction de nouvelles.

Manuelle des données de conversion: La conversion de vos données manuellement, c'est exactement ce que cela ressemble - vous, ou quelqu'un dans votre entreprise, manuellement rentrer les données dans votre nouveau logiciel. Bien sûr, le principal inconvénient de faire la conversion des données de cette façon, c'est qu'il ya un temps et une tâche très laborieuse. Il peut être utile d'utiliser une approche d'équipe et avoir l'ensemble du personnel face à la tâche à la fois. Dans les cas où une société décide de déplacer une quantité minimale de données vers le nouveau système, la conversion manuelle peut être plus que suffisant car il ne peut pas prendre autant de temps que ce serait de passer de nombreuses années la valeur de données.

Une chose que les entreprises qui optent pour la conversion manuelle des données doivent être conscients des erreurs de saisie sont données. Travailler de longues heures de copier les données d'un système à l'autre peut être très fatigant. S'il ya une date butoir au-dessus de cela, vous êtes presque demandant des erreurs soient commises. Si vous choisissez de faire la conversion de données manuelle, vous devez vous assurer qu'il ya des procédures de contrôle de qualité dans plact pour vérifier l'exactitude de vos données.

Électronique de conversion des données: De même, la conversion de données électroniques est assez explicite. Il s'agit d'utiliser une sorte de logiciel pour transférer les données de votre ancien système vers le nouveau. C'est la solution idéale dans la plupart des cas, car il est rapide, elle nécessite un peu plus d'un «régler et oublier" quantité de travail, et généralement des copies des données aussi précisément que possible.

Si votre fournisseur de logiciels de gestion de la construction offre une option de conversion de données électroniques, vous devriez probablement sérieusement envisager. Ils devraient être en mesure de vous fournir les conseils nécessaires pour récupérer vos anciennes données de votre système et ils devraient être en mesure d'expliquer comment la convertir au nouveau système.

Une chose à savoir lorsque vous utilisez la conversion de données électroniques est la qualité des données et le formatage de ces données. Vous avez besoin de comprendre exactement ce que votre vendeur ne peut et ne peut pas faire avec vos anciennes données et le nouveau système avant de signer sur une conversion électronique.

Électronique de conversion de données peut habituellement importer des fichiers maîtres, les informations client, l'historique des coûts du travail, les factures ouvertes, et d'autres données communes. Toutefois, il ne nécessite quelques connaissances techniques pour superviser la conversion électronique des données. Si vous ne pensez pas que vous pouvez effectuer cette tâche, vous pouvez parler avec votre fournisseur pour voir si elles offrent des consultants techniques qui peuvent aider.

Nettoyage des données

Lors de la conversion des données, il est important que vous êtes seulement le transfert de bonnes données propres à votre nouveau système. Si vous mettez les déchets dans le nouveau système, il va envoyer des ordures. En d'autres termes, les performances de votre nouveau système sera directement liée à la qualité des données que vous avez mis pour elle - à la fois au départ et sur une base continue. C'est vrai si vous utilisez manuels ou électroniques de conversion de données. En prenant le temps de nettoyer vos données avant la conversion, vous avez la possibilité de:

* Obtenez toutes vos données standardisées
* Identifier et supprimer les doublons et de trouver des documents manquants
* Supprimez les données inutiles
* Reformater les données si nécessaire
* Rechercher et corriger les informations corrompu
* Test de la validité des données lorsque vous exportez

Test

Une fois que vous avez converti vos anciennes données vers le nouveau système, vous devez le tester. Ceci est une étape cruciale dans l'ensemble "le nettoyage des données" opération. Si les données sont converties manuellement ou électroniquement, vous devez tester les données afin de s'assurer qu'elle est exacte et pour vous donner une chance d'évaluer les processus critiques que les pistes du logiciel de construction et de rapports sur.

Il peut être utile de penser à des tests comme une «marche à sec» pour la vraie affaire. Exécuter les mêmes rapports avec votre ancien logiciel que vous exécutez dans le nouveau logiciel et faire des comparaisons. Utilisez ces occasions d'identifier et de corriger les problèmes pour éviter des problèmes après avoir "go live" avec le nouveau logiciel.

Vous voudrez peut-être envisager l'embauche d'aide temporaire pendant le processus de conversion pour aider à la saisie de données ou de fournir le soutien quotidien qui est nécessaire pour maintenir l'entreprise en douceur tout en vous concentrant sur les conversions de logiciels.

Formation

Une fois que vous avez installé le nouveau logiciel, la formation de votre personnel à utiliser correctement le logiciel devrait être votre priorité. Il ne peut pas être assez dit - Ne pas couper les coins de la formation. Ayant une formation adéquate pour vos utilisateurs est la seule façon que vous pouvez vous assurer que le logiciel offre les avantages à long terme que vous désirez.

La formation sur site sera presque toujours la meilleure option. Il donne aux utilisateurs la capacité de travailler avec des données réelles et de se familiariser avec le nouveau logiciel dans un environnement où ils seront finalement de l'utiliser. Il est préférable de commencer la formation sur les modules de base - coût d'emplois, paie, comptes à payer, et ainsi de suite. Une fois que vos utilisateurs ont maîtrisé ces modules, vous pouvez commencer à passer à des choses plus complexes que le nouveau logiciel offre.

Suivi de formation est tout aussi important, mais qui peut être fait en utilisant une combinaison d'appels téléphoniques, formation en ligne et sur place des sessions si nécessaire. Apprendre à utiliser le logiciel doit être fait de manière proactive et non réactive, et la formation continue est la seule façon de s'assurer que soit accompli. Cette connaissance croissante de la meilleure façon d'utiliser le logiciel va donner à votre entreprise un avantage compétitif sur vos concurrents qui ne peuvent être jumelés.

Enfin, il ya toujours une bonne idée d'avoir une formation sur place "rafraîchissantes" une fois par an, après mises à jour logicielles, et si / quand vous rencontrez un taux de roulement élevé afin de s'assurer que vous n'avez pas de retard.

Continuez votre relation avec votre fournisseur

Après vous allez vivre avec le nouveau logiciel, vous devez vous assurer que vous maintenez une relation avec votre fournisseur. Parlez-en à leur équipe de développement et de leur parler des moyens que le logiciel peut être amélioré. Assister à des conférences. En bref, faire tout ce que vous pouvez pour entretenir les relations que vous entretenez avec votre vendeur - il viendra dans maniable quand vous en avez vraiment besoin.

La comptabilité de la construction est une chose compliquée. Le temps et l'argent que votre entreprise investit dans la modernisation sont des engagements à votre succès à long terme. C'est seulement en ayant une relation positive avec votre fournisseur peut vous assurer que vous obtenez le meilleur de votre logiciel pour aussi longtemps que possible.

Source de l'article: http://EzineArticles.com/2819025